HARMONIE GAUDETE IN DOMINO
Dit document wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en, indien nodig, jaarlijks geupdate.
Indien je lid wordt van harmonie Gaudete in Domino, of adverteerder/sponsor bent, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Wij adviseren je om het Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor je eigen administratie
Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is
harmonie Gaudete in Domino |
De beheerder van de ledenadministratie is het bestuurslid Wim van Duijnhoven (contact).
De volgende gegevens worden bijgehouden in de ledenadministratie
- Leden: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), en eventueel bankrekeningnummer in geval van automatische incasso. Daarnaast wordt bijgehouden welk instrument er bespeeld wordt en de (dag-) waarde van het instrument, tevens de spullen (klapper, uniform e.d.) die in bruikleen zijn gegeven door de harmonie, en het “soort-lid” (bv blokfluit leerling, jeugdlid, senior lid, spelend in groot of opleidingsorkest e.d.).
- Leden van Verdienste: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen).
- Oud-leden: bankgegevens worden gewist, andere gegevens worden behouden, maar niet ge-update.
- Sponsoren en adverteerders: naam contactpersoon, adresgegevens bedrijf, en eventueel telefoonnummers en e-mailadres
Gebruik van deze gegevens
- Contact over het lidmaatschap, contributienota’s, en mailing ten aanzien van de repetities (leden).
- Email met informatie rondom repetities en concerten (leden en indien van toepassing leden van Verdienste).
- Rondsturen van ons verenigingsblad De Résonance (jeugdleden, Leden van Verdienste, sponsoren en adverteerders).
- Sponsor- en advertentienota’s (sponsoren en adverteerders).
- Eventueel jubileumfeesten of reünie (leden, Leden van Verdienste, sponsoren en adverteerders, indien van toepassing oud-leden).
Daarnaast worden gegevens verstrekt aan:
- Gemeente Cuijk i.v.m. verkrijgen subsidie (leden: naam, geboortedatum, adres, soort lid, instrument)
- De Brabantse Muziek Bond i.v.m. afdragen contributie (leden: naam, geboortedatum, adres, email adres, soort lid, instrument)
- Guijt verzekeringen i.v.m. verzekering instrumenten (leden (niet blokfluit leerlingen), naam, instrument, (dag-) waarde instrument);
- Muziekonderwijs Stichting De Nootendop (voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), en eventueel bankrekeningnummer in geval van automatische incasso)
Bewaartermijn
Voor de gegevens in onze ledenadministratie (e-Captain) hanteren we geen bewaartermijn. Dit wil zeggen dat de gegevens (zie oud-leden) na opzegging van het lidmaatschap standaard bewaard worden ten behoeve van reünie of jubileumdoeleinden.
Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
De ledenadministratie wordt bijgehouden in onze online ledenadministratie tool e-Captain van DISPI. Met DISPI hebben wij een verwerkingsovereenkomst. Vanuit het verenigingsbestuur is Wim van Duijnhoven de beheerder van deze tool. Daarnaast heeft een aantal andere bestuursleden toegang (inzage) tot het systeem. Op dit moment (15 februari 2020) is deze toegang geactiveerd voor de volgende bestuursleden: de penningmeester, de secretaris, het bestuurslid commissie opleidingen en het bestuurslid ledenadministratie.
De toegang is geregeld met een gebruikersnaam, paswoord en inlognummer. Gebruikers hebben vanuit deze tool een geheimhoudingsverklaring ondertekend om toegang te krijgen (m.i.v. 23 mei 2018).
Niet-bestuursleden: Greetje van Grinsven heeft toegang tot e-Captain voor het bijhouden van de emaillijsten. Daarnaast heeft Els Jans een ledenlijst (leden: naam, adres, geboortedatum) voor het ronddelen van de verjaardagskaarten en Wilfred de Koning een kopie van de inschrijfformulieren voor het verstrekken van de instrumenten.
Website en Facebook
Onze website en Facebookpagina worden gebruikt voor informatie over de gebeurtenissen in onze vereniging (b.v. aankondigingen van concerten, foto’s van concerten, of behaalde diploma’s, concours, e.d.). Tevens kan je hier informatie over onze harmonie terugvinden en advertenties van onze sponsoren/adverteerders. De website of Facebook wordt niet gebruikt voor het bijhouden of verzamelen van persoonsgegevens. De enige persoonsgegevens (naam, adres, email en telefoonnummers) die erop staan, zijn die van de leden van het bestuur.
Persoonsgegevens en foto’s gemaakt door de vereniging worden nooit doorgegeven ten behoeve
van commerciële doeleinden.
Inzagerecht en klachten
Via de ledenadministratie van de harmonie (ledenadministratie@harmoniegid.nl) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De harmonie zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst, hierover
informeren. Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens zoals hierboven beschreven, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie (contact)
Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt.
Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.
Cuijk, 15 februari 2020
Opgericht 1 december 1900
Kon. goedgekeurd 1 september 1970
KvK: 40216448
Rabobank Land van Cuijk en Maasduinen
Rekeningnr.: NL51 RABO 01105.05.514
Postadres: Schutterskamp 46, 5434 SL Vianen
internet: www.harmoniegid.nl
Contact